La nómina electrónica es el documento soporte digital que utilizan los empleadores obligados para reportar a la DIAN los pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria, así como determinados pagos a pensionados a cargo del empleador.
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No reemplaza el desprendible de pago que recibe el empleado. Su función principal es servir como soporte fiscal de los costos y deducciones laborales que el empleador pretende utilizar en su declaración de renta y, cuando corresponda, de impuestos descontables en IVA.
¿Quiénes deben reportar nómina electrónica?
La obligación aplica, en términos generales, a los contribuyentes del impuesto sobre la renta que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria y necesitan soportar esos valores como costos o deducciones.
Puede incluir a:
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- Empresas con trabajadores contratados laboralmente.
- Personas naturales con empleados.
- Comerciantes con personal contratado.
- Profesionales independientes que tienen empleados bajo contrato de trabajo.
- Empleadores que realizan pagos a pensionados a su cargo.
Los pagos realizados por contratos de prestación de servicios no se reportan como nómina electrónica cuando no existe una relación laboral. En esos casos debe revisarse el soporte tributario que corresponda.
¿Qué información contiene la nómina electrónica?
El documento debe incluir la información de cada trabajador o beneficiario y los valores devengados y deducidos durante el período. Entre los conceptos más comunes están:
- Salario básico.
- Horas extras y recargos.
- Comisiones y bonificaciones.
- Auxilio de transporte, cuando aplique.
- Vacaciones.
- Prima de servicios.
- Cesantías e intereses de cesantías.
- Aportes a salud y pensión.
- Retención en la fuente.
- Embargos y otras deducciones autorizadas.
La información reportada debe ser coherente con la nómina interna, los pagos realizados y los demás soportes laborales y contables de la empresa.
¿Cada cuánto se debe transmitir?
La nómina electrónica se genera mensualmente, incluso cuando la empresa paga semanal o quincenalmente.
El plazo general para transmitirla a la DIAN es dentro de los primeros diez días del mes siguiente al período reportado.
Por ejemplo, la información correspondiente a marzo debe transmitirse durante los primeros diez días de abril.
La DIAN ha precisado que, al no indicar expresamente la norma que se trate de días calendario, este plazo se entiende referido a días hábiles.
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Leer análisis completo →Pasos para reportar nómina electrónica
1. Revisar la información tributaria
La empresa o persona natural debe comprobar que la información necesaria para realizar el proceso sea correcta y que los datos registrados ante la DIAN correspondan con su situación actual.
Si estás comenzando una actividad comercial, también puede ser útil consultar los requisitos para abrir un negocio en Colombia.
2. Elegir un sistema para generar y transmitir el documento
La empresa puede utilizar un software propio, un proveedor tecnológico u otra solución habilitada para generar y transmitir el documento electrónico conforme a las especificaciones técnicas de la DIAN.
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Antes de contratar un servicio, revisa si incluye:
- Liquidación de salarios.
- Control de novedades.
- Cálculo de seguridad social.
- Generación de documentos electrónicos.
- Notas de ajuste.
- Soporte técnico.
- Conservación del historial de reportes.
3. Registrar a los trabajadores
El sistema debe tener la información necesaria de cada empleado o beneficiario, como nombre, identificación, salario y demás datos requeridos para generar correctamente el documento.
4. Registrar las novedades
Antes de generar el documento mensual se deben registrar las novedades del período: incapacidades, vacaciones, ausencias, horas extras, bonificaciones, descuentos y cualquier otro concepto que afecte los valores devengados o deducidos.
Si necesitas revisar cómo se liquidan las vacaciones, puedes consultar la guía sobre vacaciones laborales en Colombia. También puedes revisar la información sobre incapacidades laborales.
5. Generar y transmitir el documento
Una vez consolidada la información del período, el sistema genera un documento por cada trabajador o beneficiario y lo transmite a la DIAN para su validación.
Después de la validación, conviene conservar los soportes y comprobar que los valores reportados coincidan con la información laboral y contable de la empresa.
¿Qué son las notas de ajuste?
Las notas de ajuste permiten corregir o reemplazar información de un documento soporte de nómina electrónica que ya fue transmitido cuando existen errores o valores que deben modificarse.
Si se requiere una corrección, también debe revisarse que la nómina interna y los demás soportes de la empresa reflejen correctamente el ajuste realizado.
¿Qué pasa si no se reporta la nómina?
No generar o transmitir correctamente el documento puede afectar el soporte fiscal de los costos y deducciones relacionados con los pagos laborales.
La DIAN ha señalado que este documento constituye el soporte fiscal requerido para acreditar esos costos y deducciones. Por eso, un documento omitido o incorrectamente ajustado puede generar problemas al momento de solicitar su reconocimiento tributario.
También pueden existir consecuencias sancionatorias de acuerdo con las normas aplicables al sistema de facturación electrónica y las circunstancias particulares del incumplimiento.
Errores frecuentes
- Reportar valores que no coinciden con la nómina del período.
- Olvidar horas extras, vacaciones o incapacidades.
- Confundir trabajadores con contratistas independientes.
- No actualizar correctamente los datos de un empleado.
- Transmitir después del plazo correspondiente.
- No generar notas de ajuste cuando se detectan errores.
- No conservar los documentos y comprobantes relacionados.
Preguntas frecuentes
¿La nómina electrónica se entrega al trabajador?
El documento soporte de nómina electrónica se genera con fines fiscales y se transmite a la DIAN. No reemplaza el comprobante o desprendible que la empresa entrega al trabajador sobre su pago.
¿Una empresa con un solo empleado debe reportar nómina?
Puede estar obligada si cumple las condiciones establecidas por la DIAN y requiere soportar fiscalmente los pagos derivados de esa relación laboral como costos o deducciones.
¿Los contratistas por prestación de servicios se incluyen?
No como nómina electrónica cuando se trata realmente de una relación independiente. La prestación de servicios no constituye, por sí sola, una relación laboral.
¿La nómina electrónica reemplaza la PILA?
No. La PILA se utiliza para realizar los aportes al sistema de seguridad social. La nómina electrónica cumple una función fiscal como soporte de los pagos laborales.
¿La nómina electrónica reemplaza la contabilidad?
No. Es un soporte fiscal adicional. La empresa debe continuar llevando los registros contables, laborales y de seguridad social que correspondan.
