Los libros contables permiten registrar, organizar y consultar las operaciones económicas de una empresa. Para una pyme en Colombia, llevar una contabilidad ordenada es importante porque facilita el control del negocio, la preparación de estados financieros y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
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No todas las empresas tienen exactamente las mismas obligaciones. Estas dependen de su tipo de organización, actividad económica, tamaño, régimen contable y normas que le sean aplicables.
¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad?
Por regla general, los comerciantes deben llevar contabilidad regular de sus negocios. Esto incluye a muchas personas naturales comerciantes y a las sociedades comerciales.
Sin embargo, no toda persona que recibe ingresos está automáticamente obligada a llevar contabilidad en los mismos términos. Por eso, antes de definir los libros y registros, es necesario revisar si la actividad tiene carácter comercial y cuál es el marco contable aplicable.
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¿Cuáles son los principales libros contables?
En una pyme suelen utilizarse los libros principales y los libros auxiliares. Los primeros reúnen la información contable general, mientras que los segundos permiten detallar movimientos específicos.
| Libro o registro | Para qué sirve |
|---|---|
| Libro diario | Registra las operaciones de la empresa en orden cronológico, como ventas, compras, pagos y cobros. |
| Libro mayor y de balances | Organiza los movimientos por cuenta contable y permite conocer sus saldos. |
| Libro de inventarios y balances | Permite controlar los inventarios, activos, pasivos y la situación financiera del negocio. |
| Libro de actas | Registra las decisiones de los órganos sociales, cuando se trata de una sociedad que debe llevarlo. |
| Libros auxiliares | Detallan información como caja, bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios o nómina. |
¿Todos estos libros son obligatorios para todas las pymes?
No necesariamente. Es importante distinguir entre los libros exigidos por las normas comerciales o societarias y los registros que se utilizan para desarrollar correctamente la contabilidad.
Por ejemplo, una sociedad puede necesitar un libro de actas para documentar las decisiones de sus socios o accionistas. En cambio, un negocio pequeño puede utilizar auxiliares de caja, bancos e inventarios para controlar sus operaciones, aunque la forma de llevarlos dependa de su sistema contable.
Además, en Colombia se eliminó la obligación general de registrar permanentemente los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio. Esto no significa que se haya eliminado el deber de llevar contabilidad ni la obligación de conservar los soportes y registros correspondientes.
¿Qué debe contener un registro contable?
Los registros deben ser claros, completos, verificables y estar respaldados por documentos. Entre los soportes más comunes se encuentran:
- Facturas de venta y de compra.
- Comprobantes de ingreso y egreso.
- Extractos bancarios.
- Documentos de nómina y seguridad social.
- Contratos y cuentas de cobro.
- Soportes de préstamos y pagos.
- Documentos relacionados con inventarios y activos.
Una operación no debería registrarse únicamente con una anotación informal. Lo recomendable es conservar el documento que permita demostrar qué ocurrió, cuándo ocurrió y cuál fue su valor.
Libros contables y facturación electrónica
La facturación electrónica no reemplaza los libros contables. Una factura demuestra una operación de venta o compra, pero la información debe incorporarse al sistema contable y relacionarse con las cuentas correspondientes.
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Leer análisis completo →Por ejemplo, una venta puede generar un registro de ingreso, una cuenta por cobrar si el cliente paga después y un movimiento de inventario cuando se entrega la mercancía.
De la misma manera, la nómina electrónica y los documentos de soporte deben integrarse con los registros contables cuando correspondan a operaciones de la empresa.
¿Cómo llevar los libros contables de una pyme?
1. Define el sistema contable
La empresa puede utilizar un software contable, una herramienta en la nube o un sistema organizado de hojas de cálculo, siempre que permita conservar la información de manera completa y confiable.
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2. Organiza el plan de cuentas
El plan de cuentas permite clasificar activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos. Una clasificación adecuada facilita la elaboración de informes y evita mezclar operaciones diferentes.
3. Registra las operaciones oportunamente
Las ventas, compras, pagos y cobros deben registrarse de manera periódica. Dejar acumular los documentos puede generar errores y dificultar la revisión de la información.
4. Concilia caja y bancos
Compara los registros contables con el dinero disponible y los extractos bancarios. Esta revisión ayuda a detectar pagos no registrados, cobros pendientes o diferencias en los saldos.
5. Realiza cierres periódicos
Al finalizar cada mes, revisa los saldos, los inventarios, las cuentas por cobrar, las obligaciones y los gastos. Esta información también sirve para preparar el flujo de caja del negocio.
Errores que debe evitar una pyme
- Registrar ventas sin conservar las facturas o soportes.
- Mezclar gastos personales con los movimientos de la empresa.
- Dejar facturas y comprobantes sin contabilizar.
- No revisar los saldos bancarios.
- Modificar registros sin dejar evidencia del ajuste.
- Confundir el dinero disponible con la utilidad del negocio.
- Considerar que la facturación electrónica reemplaza la contabilidad.
También es útil revisar la diferencia entre costo y gasto, porque una clasificación incorrecta puede afectar los informes financieros y la toma de decisiones.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio llevar los libros en papel?
No necesariamente. Los registros pueden llevarse mediante sistemas electrónicos, siempre que se garantice su integridad, conservación, consulta y trazabilidad.
¿La Cámara de Comercio registra los libros contables?
La obligación general de registrar los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio fue eliminada. Aun así, pueden existir libros societarios u otros documentos sujetos a reglas específicas, por lo que conviene revisar el caso concreto.
¿Una persona natural comerciante debe llevar contabilidad?
Por regla general, quien desarrolla una actividad comercial está obligado a llevar contabilidad, salvo que exista una excepción aplicable. La obligación debe analizarse según la actividad y las condiciones del comerciante.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los soportes contables?
Los documentos deben conservarse durante el plazo legal aplicable y mantenerse disponibles para atender revisiones comerciales, contables o tributarias. El tiempo exacto puede variar según el tipo de documento y la obligación relacionada.
