Las personas naturales que venden productos o prestan servicios pueden estar obligadas a expedir factura electrónica. Esta obligación no depende de tener una sociedad constituida, sino de la actividad económica y de las condiciones tributarias aplicables.
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Facturar de forma correcta permite llevar un mejor control de las ventas, entregar soportes a los clientes y organizar la información necesaria para la contabilidad del negocio.
¿Una persona natural debe facturar?
Como regla general, quienes venden bienes o prestan servicios deben expedir factura o documento equivalente, salvo que se encuentren dentro de las excepciones establecidas por la ley.
Entre las personas naturales que deben prestar especial atención a esta obligación se encuentran quienes:
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- Son responsables del IVA o del impuesto nacional al consumo.
- Pertenecen al Régimen Simple de Tributación.
- Venden bienes o prestan servicios y superan los límites establecidos para permanecer como no obligados a facturar.
- Tienen más de un establecimiento de comercio cuando les resultan aplicables las condiciones previstas para personas naturales.
- Desarrollan actividades bajo franquicia, concesión, regalía u otros sistemas que impliquen explotación de intangibles.
- Son usuarios aduaneros, cuando corresponda.
Una persona que únicamente recibe salario como empleado no debe expedir factura por ese ingreso. Sin embargo, si además vende productos, presta servicios o desarrolla una actividad independiente, debe revisar si esas operaciones están sujetas a facturación.
Requisitos para comenzar a facturar
Antes de emitir facturas electrónicas, conviene tener preparados estos elementos:
- RUT actualizado.
- Documento de identidad.
- Acceso al correo electrónico registrado en el RUT.
- Actividad económica correctamente registrada.
- Un sistema de facturación electrónica.
- Autorización de numeración de facturación.
- Computador, tableta o celular con conexión a internet.
Si todavía estás organizando tu actividad económica, también puede ser útil revisar los pasos para formalizar un negocio y conocer los requisitos para abrir un negocio en Colombia.
Pasos para facturar como persona natural
1. Verifica la información del RUT
Revisa que el nombre, identificación, dirección, correo electrónico, actividad económica y responsabilidades tributarias estén actualizados. Si la actividad que realizas no aparece correctamente, corrige la información antes de comenzar a facturar.
2. Elige un sistema de facturación
Puedes utilizar el servicio gratuito de la DIAN, contratar un proveedor tecnológico o implementar una solución propia que cumpla los requisitos técnicos establecidos.
Antes de elegir, revisa que el sistema permita:
- Crear facturas electrónicas.
- Transmitirlas para validación.
- Entregar los documentos al cliente.
- Generar notas crédito y notas débito.
- Controlar la numeración.
- Consultar el estado de validación.
- Conservar el historial de documentos.
3. Realiza la habilitación
El proceso de habilitación permite indicar qué solución de facturación utilizarás y completar las pruebas exigidas por la DIAN antes de comenzar a expedir facturas electrónicas.
"Facturación electrónica DIAN: cómo empezar paso a paso"
Leer análisis completo →4. Solicita y configura la numeración
Después debes solicitar ante la DIAN la autorización del rango de numeración que utilizarás. Una vez autorizado, el rango y el prefijo correspondiente deben asociarse correctamente al sistema de facturación.
Las facturas deben utilizar la numeración autorizada y respetar su consecutivo y vigencia.
5. Genera, valida y entrega cada factura
La factura electrónica debe generarse por la operación correspondiente y transmitirse a la DIAN para su validación previa a la expedición, salvo las situaciones excepcionales previstas por la normativa.
Facturación electrónica DIAN: cómo empezar paso a paso
Una vez validada, debe entregarse al comprador por los medios permitidos y conservarse como soporte de la operación.
¿Qué información debe tener una factura?
Una factura electrónica debe cumplir los requisitos tributarios y técnicos establecidos. Entre la información que normalmente contiene se encuentra:
- Identificación del vendedor o prestador del servicio.
- NIT o número de identificación, según corresponda.
- Identificación del comprador cuando sea requerida.
- Número consecutivo autorizado.
- Fecha y hora de generación y expedición.
- Descripción de los productos o servicios.
- Cantidad y valor de la operación.
- Impuestos aplicables.
- Valor total.
- Forma y medio de pago, cuando corresponda.
Además de estos datos visibles, la factura electrónica contiene información técnica necesaria para su validación por parte de la DIAN.
¿Qué pasa si no soy responsable de IVA?
No ser responsable de IVA no significa automáticamente estar exento de facturar. La obligación de expedir factura y la responsabilidad frente al IVA son asuntos diferentes.
Una persona natural puede estar obligada a facturar aunque no deba cobrar IVA. En ese caso, la factura debe reflejar correctamente el tratamiento tributario de la operación.
Para evitar errores, conviene separar los ingresos personales de los del negocio y llevar un registro de ventas, gastos y soportes. También puedes consultar cómo organizar un flujo de caja para tu negocio y revisar la diferencia entre costos y gastos.
¿Se puede facturar sin tener una empresa constituida?
Sí. Una persona natural puede desarrollar actividades económicas y facturar a su propio nombre sin constituir una sociedad, siempre que cumpla las obligaciones tributarias y de facturación que le correspondan.
La información utilizada en las facturas debe coincidir con la registrada ante la DIAN y los ingresos deben incluirse correctamente en los registros y declaraciones correspondientes.
Errores frecuentes al facturar
- Utilizar datos desactualizados del RUT.
- Expedir documentos con numeración no autorizada o vencida.
- No entregar la factura al cliente.
- Confundir una cuenta de cobro con una factura electrónica.
- No facturar ventas realizadas en efectivo.
- Aplicar IVA cuando no corresponde o dejar de aplicarlo cuando es obligatorio.
- No conservar los soportes de las operaciones.
- Mezclar los ingresos personales con los del negocio.
Preguntas frecuentes
¿Una persona natural puede facturar a una empresa?
Sí. Una persona natural puede vender productos o prestar servicios a una empresa y expedir la factura correspondiente cuando se encuentra obligada a facturar o ha optado voluntariamente por hacerlo.
¿Una factura electrónica reemplaza la contabilidad?
No. La factura es un soporte de la operación, pero no reemplaza el control de ingresos, gastos, inventarios, cuentas por cobrar ni los demás registros que correspondan.
¿Puedo usar una cuenta de cobro en lugar de una factura?
Depende de si existe obligación de facturar. Cuando estás obligado a expedir factura electrónica, una cuenta de cobro no sustituye ese documento.
¿Debo facturar todas las ventas?
Si estás obligado a facturar, debes expedir factura o el documento equivalente que corresponda por las operaciones sujetas a esa obligación, independientemente de que el cliente pague en efectivo, transferencia, tarjeta u otro medio.
