Cuando un trabajador en Colombia recibe una incapacidad médica, no siempre es la empresa quien asume el pago. La entidad responsable depende del origen de la incapacidad y de la cantidad de días autorizados.
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Por eso es importante diferenciar entre una incapacidad por enfermedad general, un accidente de trabajo y una enfermedad laboral. Cada situación tiene reglas distintas para determinar quién paga y cuánto debe recibir el trabajador.
¿Qué es una incapacidad laboral?
La incapacidad laboral es el certificado médico que indica que una persona no puede trabajar temporalmente debido a una enfermedad, accidente o condición de salud.
Durante ese período, el trabajador tiene derecho a recibir un auxilio económico, siempre que cumpla los requisitos establecidos para el reconocimiento de la prestación.
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La incapacidad debe ser expedida por un médico u odontólogo autorizado y debe entregarse al empleador para que pueda registrarse en la nómina y realizar el trámite correspondiente ante la EPS o la ARL.
¿Quién paga una incapacidad por enfermedad general?
La incapacidad por enfermedad general corresponde a una enfermedad o accidente que no tiene relación con el trabajo. Por ejemplo, una gripa fuerte, una cirugía no laboral o una lesión ocurrida fuera de la empresa.
En estos casos, el pago se distribuye de la siguiente manera:
- Primeros dos días: los paga el empleador.
- Del tercer día hasta el día 180: el pago corresponde a la EPS, siempre que se cumplan los requisitos legales.
- Del día 181 al día 540: normalmente el reconocimiento corresponde a la administradora de fondos de pensiones, AFP, según las condiciones del caso.
Aunque la EPS o la ARL sea la entidad que debe reconocer la prestación, en el caso de los trabajadores dependientes normalmente el empleador realiza el pago dentro de la nómina y después adelanta el cobro ante la entidad correspondiente.
¿Cuánto se paga por una incapacidad de enfermedad general?
Para trabajadores que ganan más de un salario mínimo mensual legal vigente, la incapacidad por enfermedad general se liquida así:
- Días 1 y 2: 100 % del salario, a cargo del empleador.
- Días 3 a 90: 66,67 % del salario diario.
- Días 91 a 180: 50 % del salario diario.
Cuando el trabajador gana un salario mínimo o menos, el auxilio económico no puede quedar por debajo del salario mínimo legal vigente. En esos casos, el pago debe respetar el mínimo establecido por la jurisprudencia constitucional.
¿Cómo se calcula una incapacidad laboral?
Para calcular una incapacidad se debe identificar el salario base, dividirlo entre 30 días y multiplicarlo por el número de días autorizados y el porcentaje que corresponda.
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Leer análisis completo →La fórmula general es:
Valor de la incapacidad = salario mensual ÷ 30 × días de incapacidad × porcentaje de pago
Ejemplo de incapacidad por enfermedad general
Supongamos que un trabajador tiene un salario mensual de $2.000.000 y recibe una incapacidad de cinco días.
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El salario diario sería:
$2.000.000 ÷ 30 = $66.666,67
Los primeros dos días se pagan al 100 %:
$66.666,67 × 2 = $133.333,34
Los tres días restantes se pagan al 66,67 %:
$66.666,67 × 3 × 66,67 % = aproximadamente $133.333,34
El valor total de la incapacidad de cinco días sería de aproximadamente:
$266.666,68
Este ejemplo utiliza un salario fijo y no incluye otros conceptos que puedan afectar la liquidación de la nómina.
Calculadora de incapacidad por enfermedad general
Utiliza esta herramienta para estimar el valor de una incapacidad de hasta 180 días. El cálculo es orientativo y no reemplaza la liquidación oficial de la empresa, la EPS o la AFP.Salario mensualDías de incapacidadCalcular incapacidad
¿Quién paga una incapacidad por accidente de trabajo?
Cuando la incapacidad se origina en un accidente de trabajo, la responsable es la Administradora de Riesgos Laborales, ARL, a la que estaba afiliado el trabajador cuando ocurrió el accidente.
En este caso, el subsidio por incapacidad temporal equivale al 100 % del salario base de cotización, calculado por cada día reconocido.
El pago se reconoce desde el día siguiente a la ocurrencia del accidente de trabajo. La prestación puede reconocerse hasta por 180 días y, cuando sea necesario para el tratamiento o la rehabilitación, puede prorrogarse por otros 180 días, de acuerdo con las condiciones legales.
¿Quién paga una incapacidad por enfermedad laboral?
Si la enfermedad fue calificada como de origen laboral, la incapacidad debe ser reconocida por la ARL correspondiente.
El valor también equivale al 100 % del salario base de cotización por cada día de incapacidad temporal reconocido.
La ARL responsable es, por regla general, la que cubría al trabajador cuando se presentó el accidente o cuando se requirió la prestación relacionada con la enfermedad laboral. Si hubo períodos de exposición al riesgo con diferentes administradoras, pueden existir trámites de recobro entre las entidades, pero esto no debe afectar el derecho del trabajador a recibir la prestación.
¿La empresa debe pagar mientras la EPS o la ARL responde?
En el caso de un trabajador dependiente, la empresa normalmente debe incluir el pago de la incapacidad en la nómina, con la misma periodicidad con la que paga el salario.
Después, el empleador realiza el trámite de reconocimiento y recobro ante la EPS, la ARL o la AFP, según el origen y la duración de la incapacidad.
Por eso, el trabajador no debería tener que esperar indefinidamente a que la empresa reciba el dinero de la entidad de seguridad social para que se registre el pago correspondiente en su nómina.
¿Qué debe hacer el trabajador cuando recibe una incapacidad?
- Solicitar el certificado de incapacidad al médico tratante.
- Informar a la empresa lo antes posible.
- Entregar el certificado o documento válido al área de recursos humanos o nómina.
- Verificar que los días de incapacidad aparezcan correctamente en el desprendible de pago.
- Conservar copia del certificado, la historia clínica relacionada y los soportes de radicación.
Si la incapacidad fue expedida por un médico particular, la EPS puede exigir un proceso de validación o transcripción antes de reconocerla. La aceptación del documento depende de que cumpla las condiciones exigidas por la entidad y la normativa aplicable.
¿Qué pasa si la EPS no paga la incapacidad?
Cuando la EPS niega el reconocimiento, el trabajador debe solicitar por escrito la explicación de la negativa y verificar si falta algún requisito, como semanas mínimas de cotización, documentos, validación del certificado o información del empleador.
Si el problema no se resuelve, puede presentar una queja ante la Superintendencia Nacional de Salud. También puede acudir a un abogado o a un juez laboral cuando sea necesario reclamar el pago de la prestación.
La Superintendencia puede investigar y sancionar incumplimientos, pero no siempre es la entidad encargada de ordenar directamente el pago de una incapacidad individual.
¿Qué ocurre después de 180 días de incapacidad?
Cuando la incapacidad por enfermedad general supera los 180 días, la responsabilidad puede pasar a la administradora de fondos de pensiones, AFP, especialmente durante el período comprendido entre los días 181 y 540.
En esta etapa también puede ser necesario revisar el concepto de rehabilitación, la evolución médica y la eventual calificación de pérdida de capacidad laboral.
La responsabilidad concreta puede variar si la EPS no emitió oportunamente el concepto de rehabilitación, si existe una enfermedad laboral, si se trata de un accidente de trabajo o si hay una decisión judicial aplicable al caso.
Preguntas frecuentes sobre incapacidades laborales
¿Los dos primeros días de incapacidad los paga la EPS?
No. En una incapacidad por enfermedad general, los primeros dos días están a cargo del empleador. Desde el tercer día, el reconocimiento corresponde a la EPS, si se cumplen los requisitos.
¿Una incapacidad laboral se paga al 100 %?
No siempre. Las incapacidades por enfermedad general pueden pagarse al 66,67 % o al 50 %, según el número de días. Las incapacidades de origen laboral se reconocen, por regla general, al 100 % del salario base de cotización.
¿La empresa puede descontar todos los días de incapacidad?
No debe tratar la incapacidad como una ausencia injustificada. El pago debe liquidarse según el origen de la incapacidad, los días reconocidos y las reglas aplicables a cada período.
¿Qué pasa si la incapacidad es por un accidente ocurrido en el trabajo?
Debe reportarse como accidente de trabajo y tramitarse ante la ARL. La ARL correspondiente reconoce las prestaciones económicas y asistenciales derivadas del evento, conforme a la calificación y documentación del caso.
¿Un trabajador independiente recibe el pago directamente?
Por regla general, el trabajador independiente realiza directamente el trámite ante la EPS, la ARL o la AFP, según corresponda. No cuenta con un empleador que adelante el pago de nómina y el recobro.
Fuentes oficiales para consultar
- Ministerio de Salud: derechos y deberes de los trabajadores
- Superintendencia Nacional de Salud: preguntas frecuentes sobre incapacidades
- Ministerio de Justicia: cómo y quién paga el salario durante una incapacidad laboral
- Corte Constitucional: reglas sobre el pago de incapacidades por enfermedad general
